een personeelsvolgsysteem en een regeling omtrent ‘het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen’ betreft niet alleen de wor (artikel 27, lid 1, sub l.).
ook de avg regelt de verwerking en bescherming van ‘persoonsgegevens’: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. persoonsgegevens in dit kader zijn bijvoorbeeld een video-opname of iemands telefoon- of laptopgebruik. of een personeelsnummer of iemands login tot het systeem van de werkgever.
instemmingsrecht or
het begrip ‘verwerken’ omvat eigenlijk nagenoeg elke handeling met een persoonsgegeven, zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, gebruiken en doorsturen ervan.
regelingen voor het verwerken van personeelsgegevens vallen onder het instemmingsrecht van de or en komen in vrijwel elke organisatie voor, zeker de organisaties die relatief veel werkzaamheden gedigitaliseerd hebben. denk aan personeelsdossiers, de verzuimregistratie en de salarisadministratie.
personeelsvolgsystemen en de or
personeelsvolgsystemen betreffen het verwerken van persoonsgegevens en komen vrij veel voor in organisaties. denk bijvoorbeeld aan het urenregistratiesysteem in jouw eigen accountantskantoor. steeds meer werkgevers willen werknemers monitoren via personeelsvolgsystemen. bijvoorbeeld als werknemers thuiswerken. dit levert voor de or vragen op over de privacy van de werknemers. vragen die je hierover als or(-lid) kunt stellen zijn:
- is er sprake van een personeelsvolgsysteem? daarvan is sprake als het systeem, de software of het apparaat ‘gericht is op (of geschikt voor) waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de medewerkers’. denk hierbij aan:
- registratiesysteem voor aanwezigheid, tijd en toegang;
- kilometerregistratiesysteem in de auto van de zaak;
- cameratoezicht op de werkplek en/of de centrale (pauze)ruimte;
- wearables (smartwatch, mobiele telefoon dat onder beheer staat van de werkgever);
- digitaal workflow- of dossiersysteem (in bijvoorbeeld afas insite);
- logging-systemen (inclusief bijvoorbeeld voor ontgrendeling van de laptop of desktop);
- systeem van passen of bagdes om een pand of de werkomgeving binnen te gaan.
- is het nodig om een personeelsvolgsysteem te gebruiken? waarom wil of moet de organisatie dat systeem invoeren of gebruiken? is de werkgever er wettelijk of contractueel toe verplicht? wat is of zijn de legitieme reden(en) om het systeem te (gaan) gebruiken? en zijn er andere, minder ingrijpende (technische) mogelijkheden om het gewenste doel of resultaat te bereiken? moet de informatie (bovendien) realtime verzameld worden? en kan monitoring ook zonder dat er tot individuen te herleiden gegevens worden geregistreerd; kunnen de gewenste gegevens even goed geanonimiseerd worden verzameld of als output gegenereerd worden?
- worden de werknemers van tevoren op de hoogte gesteld van de observatie? zijn of worden de medewerkers geïnformeerd over: doel en/of aanleiding van de registratie, van de tijden waarop wel of waarop niet wordt geregistreerd, waar en hoelang de gegevens worden bewaard en over het gebruik van de gegevens?
- wordt de personeelsbeoordeling uitsluitend gebaseerd op de gegevens die met persoonsvolgsystemen zijn verzameld? geregistreerde gegevens bewaren hoeft niet altijd persé ook in personeelsdossiers te gebeuren. en niet alleen op basis van deze gegevens mag beoordeling van personeel plaatsvinden. de betrokken medewerker(s) moet(en) inzage krijgen in de geregistreerde gegevens en moeten daarop ook kunnen reageren met toepassing van hoor en wederhoor.
