grote schoonmaak
de grote schoonmaak houdt globaal de volgende activiteiten in:
- inventariseer eerst welke privacygevoelige informatie er is opgeslagen en wie er toegang toe hebben of hebben gehad;
- bepaal welke informatie er moet worden bewaard en welke moet worden weggegooid;
- blijf continu nadenken over je mappenstructuur. een duidelijke mappenstructuur maakt het zoeken en vinden van gegevens een stuk eenvoudiger. zorg dat zogenaamde ‘schaduwadministraties’ tot een minimum worden gereduceerd. hieronder vallen bijvoorbeeld ‘handige’ excel-spreadsheets met naw-gegevens die rondslingeren in allerlei mapjes;
- zorg dat de beveiliging van je bestanden beter beheersbaar is. daarvoor zijn diverse oplossingen beschikbaar. denk bijvoorbeeld aan onedrive en sharepoint. zowel in onedrive als sharepoint online zijn er uitgebreide mogelijkheden om beveiliging en privacy beter te kunnen invullen. zo is er altijd zichtbaar wie bestanden heeft gebruikt, wat er gedeeld is en met wie. daarnaast kunnen er verschillende parameters aan bestanden worden toegekend, waardoor bijvoorbeeld dataclassificatie en het instellen van bewaartermijnen een stuk eenvoudiger wordt.
