het is het mooist als de bij een (alleen) digitaal verstuurde jaarrekening gevoegde samenstellingsverklaring getekend is met een gekwalificeerde elektronische handtekening van de accountant. een dergelijke handtekening komt tot stand met het pkioverheid-beroepscertificaat en is persoonsgebonden. de meeste accountants hebben zo’n beroepscertificaat nog niet. in de praktijk is het dan echter wel minimaal vereist dat er onder de digitale verklaring een plaatje van de handtekening van de accountant wordt ingevoegd. dit is dus een scan van zijn of haar ‘natte’ handtekening. op kantoor moet dan wel – afhankelijk van de omvang van de organisatie en de verdere interne werkwijze – goed worden nagedacht over hoe dat technisch en organisatorisch optimaal kan worden ingericht. de betreffende handtekening moet niet zomaar los door de organisatie gaan zweven. ook moet de handtekening in de getekende digitale versie niet – of in ieder geval heel moeilijk – kunnen worden gemanipuleerd. zomaar een plaatje in een pdf-document plakken, werkt vaak niet goed. plak je het plaatje in een word-document en maak je er een pdf van, dan wordt de handtekening wel ‘bevroren’.
geavanceerde oplossingen
er zijn ook wat meer geavanceerde digitale oplossingen, zoals ‘ondertekeningswebsites’ of software waarbij de digitale handtekening (met het plaatje van de handtekening van de accountant daarbij) gekoppeld is aan de inloggegevens van de accountant. die oplossingen zijn doorgaans niet gratis. daarmee is het dan ook direct de vraag of de krappe € 200 die een beroepscertificaat per jaar kost niet de kortste klap is?
