Wat zijn de kansen?
Stel, je neemt de integratie van software en het bieden van één communicatiekanaal als uitgangspunt. Persoonsgegevens vinden dan hun weg via koppelingen naar de eindbestemmingen in de vorm van softwarepakketten die de gegevens bewerken of opslaan. De koppelingen garanderen een hoge standaard en duidelijke documentatie van de feitelijke verwerking en (eind)bestemming van data. Gegevens worden vastgelegd op één plek op de locatie waar ze nodig zijn om bewerkt te worden. Het communicatiekanaal geeft toegang tot deze gegevens. Dat gebeurt via de koppelingen binnen gecontroleerde processen die verband houden met de standaarddienstverlening van jou als accountant. Denk hierbij aan administreren, samenstellen, aangiftes verzorgen en advisering. Het dossier en de gegevens van jouw klant worden via één plek uit de bron uitgelezen en staan ter beschikking aan jou en jouw klant. Natuurlijk is dit systeem voorzien van de techniek om datalekken te voorkomen en worden de opgeslagen data beschermd via voldoende toegangsbeveiliging.
Verminder of staak het gebruik van e-mail en post
Een kans om jouw software AVG-proof te maken, is het gebruik van e-mail en post te verminderen of zelfs helemaal te staken. In plaats daarvan bied je een beveiligde communicatietool, waarbij jouw klant zijn gegevens rechtstreeks uploadt in het accountantsdossier. Gegevens worden daarbij zonder tussenkomst van een mens, proces of opslagmedium (mail of harde schijf) gedeeld. Deze ge-uploade gegevens zijn vervolgens direct weer beschikbaar voor jou en jouw klant, zodat er altijd inzicht en overzicht is van het totaal aan opgeslagen gegevens. Het wissen daarvan (op verzoek van de klant) kan door de integraties van het communicatiekanaal georganiseerd worden, omdat alle bronnen daaraan zijn gekoppeld. Wanneer je softwaretechnieken integreert met verwerkingssoftware, worden e-mail en post overbodig en kun je werkprocessen waarin data worden verwerkt, standaardiseren en automatiseren.
Tip
Als je daarbij jouw klant als softwaregebruiker betrekt in de beschreven werkprocessen en de benodigde informatie-uitvraag en levering van informatie organiseert via één beveiligde communicatietool, kan software bijdragen aan het elimineren van menselijke fouten met betrekking tot data. Bovendien worden de risico’s verkleind ten aanzien van datalekken.
Een goed voorbeeld van een dergelijke geïntegreerde techniek is Mijn Kantoorapp, onderdeel van de Fiscount-ICT-straat.
