De btw-aftrek wordt in beginsel berekend op basis van de omzetverhouding tussen de belaste en vrijgestelde activiteiten (pro rata). Een berekening op basis van het werkelijk gebruik is toegestaan, mits – aan de hand van objectieve en nauwkeurige gegevens – aannemelijk is dat de pro-rata-methode als geheel genomen niet overeenkomt met het werkelijk gebruik. Wijs uw cliënten die een pand in gemengd gebruik hebben erop dat zij hun administratie hierop inrichten. Zorg ervoor dat zij vergoedingen, kosten en omzet zo administreren dat de toerekening aan belaste en vrijgestelde prestaties kan worden vastgesteld. Zo kan de btw-aftrek optimaal worden bepaald.
Het uitgangspunt van de gebruikte vloeroppervlakte om het werkelijk gebruik te berekenen is meestal alleen bruikbaar voor (delen van) panden die uitsluitend worden gebruikt voor vrijgestelde of voor belaste activiteiten.
Geen gecombineerde berekeningsmethode
De Hoge Raad (ECLI:NL:HR:2014:9) oordeelde begin 2014 dat bij een pand in gemengd gebruik – naast de berekening op basis van de pro-rata-methode – ook een berekening van de btw-aftrek op basis van het werkelijk gebruik toelaatbaar was, mits dit werkelijk gebruik voor het gehele pand kon worden vastgesteld aan de hand van objectieve en nauwkeurige gegevens. Kan het werkelijk gebruik van het gehele pand niet aannemelijk worden gemaakt, dan geldt de hoofdregel: berekening op basis van de omzetverhouding tussen de belaste en vrijgestelde activiteiten. Een gecombineerde berekeningsmethode is niet toegestaan. De btw-aftrek wordt dus óf volgens de pro-rata-methode berekend óf volgens de methode op basis van het werkelijk gebruik van het gehele pand, mits onderbouwd met objectieve en nauwkeurige gegevens.
